一、招标公证的内容
招标公证的内容是公证机构在招标投标活动中的任务和需要确认、证明的事项。根据规定，公证机构在招标投标活动中的任务是从法律角度引导、帮助招标人、投标人、评标人依法进行招标投标活动，规范招标投标行为，并依法证明招标投标行为的真实性、合法性。公证机构的各项工作都是为实现这一任务而实施的。具体的说，包括以下几个方面：
1、查明招标方是否具有规定的招标资格。包括查明时招标方是否具有法人资格，招标项目是否符合其法定的经营范围和经营方式，招标方是否符合国家有关规定要求的其他条件，申请公证的招标项目是否已获得有关部门批准并已具备其他规定的条件。如果属于委托招标，还要查明受托招标方是否具有规定的招标条件、合法的代理身份和代理权。
2、审查招标程序安排、招标章程、招标文件、招标公告等是否符合法律，是否符合公正、公平、平等、诚实信用、择优中标的招标原则，并帮助招标人完善上述招标法律文件。
3、审查评标委员会的组成和工作程序是否符合合理、合法，是否具有权威性、公正性、超脱性。
4、审查招标方提供的证明材料是否真实、合法、完备、有效。
查明投标方是否具有规定的投标资格，所提交的资格证明是否真实、合法、完备、有效。
5、查明投标方是否具有规定的投标资格，所提交的资格证明是否真实、合法、有效，代理人的身份和代理权是否真实、合法。
6、对招标投标活动的全过程进行现场监督。包括以下内容：（1）招标阶段。①公证人员应监督招标单位在此阶段所进行的发布招标公告(通知)或招标邀请函,发出资格预审文件,对投标方进行资格预审,出售招标文件,对投标方有关招标文件的询问进行解答等项活动是否符合国家有关规定和招标投标活动的一般原则,对招标单位违反规定的行为,公证人员应及时予以纠正。②需要对投标方进行资格预审的，公证人员应按照资格预审文件的要求对投标方进行资格预审。主要是审查投标方所提交的有关证明材料是否齐备、真实，是否符合招标文件规定的手续，以确定投标方是否具备国家有关规定和招标方所要求的投标资格。（2）投标阶段。①在投标开始前，公证人员需对招标单位设置的投标箱进行检查，检查投标箱是否完好，是否符合规定的要求。如果投标箱不符合要求或有残损，公证人员应当要求招标单位予以更换。检查完毕后，公证人员需同招标单位一起对该投标箱加封。②在投标方投递标书时，公证人员应同招标单位委派的接标人密切配合，共同做好以下几项工作：A、查验招标单位委派的接标人的身份。B、逐一查验投递标书人的身份。主要是审查投递标书人是否持有合法、有效的授权委托书，审查投递标书人的身份证。对不具有合法的投递标书身份的人所送标书不予接受。C、对投递标书人所送标书的密封情况进行检查，并做出记录。对标书未密封或密封袋上未封好的标书不予接受。D、记录投递标书人投送标书的时间。如果标书是通过邮寄方式投送的，则应记录收到标书的时间。E、将符合规定条件的标书投入投标箱。F、在投标时间截止时，公证的人员应会同接标人一起将投标箱投标口密封并加贴封条。对在投标截止时间以后送达的标书不予接受。（3）开标阶段。开标是招标投标活动的一个重要阶段，公证人员应监督招标单位按照规定的时间、地点举行开标会议。在开标会议中，公证人员应当作好以下几项工作：①查验投标方代表的资格证件和身份证明，确认其身份。②检查投标箱的密封情况，并宣布检查结果（包括投标前的标箱检查和密封情况）。③监督投标箱的启封，检查标书份数和密封情况，并宣布检查结果。④检查标书的启封，验明投标书是否有效，并宣布查验结果。⑤监督唱标人所唱标书是否与标书正本一致，不一致的，应予以纠正。如在开标结束后不立即开始进行评标定标，公证人员应监督招标单位将投标书重新密封，投入标箱，并将标箱密封。（4）评标定标阶段。①查验评标组织成员的资格，核实其身份。再次审查评标组织成员是否与投标方有利害关系。对与投标方有利害关系的评标组织成员，应让其回避。②监督公布评标定标标准、评标定标活动的程序、原则、方法、纪律及注意事项。③检查标底密封情况，监督标底的开启。④监督评标委员会按照招标文件规定的原则、标准、程序和方法进行评标、定标。⑤检查定标结果是否与评标定标记录一致。⑥监督评标委员会成员在评标定标记录上签字，并在定标决议上签字。
二、招标公证的方式
招标公证的方式是指公证机构采用什么证明形式完成上述工作任务。鉴于招标公证的特殊性，为了维护招标当事人的合法权益，确保公证质量，防止工作差错，司法部对招标公证的方式作了特别规定，并专门制定了《招标投标公证程序细则》。根据规定，公证处办理招标公证，“应当派两名以上公证人员（其中应至少有一名公证员）参加整个招标投标活动，进行现场监督和证明”。对公证员确认招标投标活动真实、合法的，应当当场宣读公证词，并在七日内制成公证书发给当事人，该公证证明从公证员宣读之日起生效。
根据招标投标活动规模和阶段安排的不同，公证实践中，通常采用两种公证证明方式：第一，一次性公证。即在招标投标活动结束宣读公证词，对其全过程给予公证。这种证明方式一般适用于规模较小、活动时间较短的招标投标活动。第二，分阶段公证。即在招标投标的每一阶段结束时，均对该阶段的活动结果宣读一次公证词，待招标投标活动全部结束时，再对整个活动结果进行公证。如在开标活动结束时，宣读开标公证词；在评标活动结束时，宣读评标公证词。这种证明方式主要适用于规模较大、阶段性显著、活动持续时间较长的招标投标活动。
三、招标公证的程序
招标公证的程序是指公证机关办理招标公证的工作步骤及必须遵守的操作规程。根据我国公证机关办理各类公证事项的一般程序和内容以及招标投标活动的程序和特点，司法部对招标公证的程序作了特别规定，并专门制定《招标投标公证程序细则》。根据规定，招标公证程序主要分为申请与受理、审查、现场监督和出具公证书四个阶段。实践中，这四个阶段在招标投标公证中并非截然分开的，而是略有交叉。如在申请与受理阶段和现场监督阶段都包括一部分审查的内容，在现场监督阶段又包括一部分证明工作。但是，为叙述的方便也为使读者能够一目了然，我们对整个招标投标公证的程序和内容仍按这四个阶段分别加以叙述。
（一）申请与受理。
招标投标公证申请是指招标单位（招标方或受托招标方）向公证机关提出办理公证的请求。它是招标公证的第一道工序，也是公证机关办理招标投标公证的前提。这里需要说明的是，公证机关办理招标投标公证，无论是根据国家有关行政规章的规定，该项招标投标活动必须由公证机关公证，还是招标单位自愿要求公证机关公证，都必须首先由招标单位向公证机关提出申请。受理是指公证机关根据招标单位的申请，初步作出接受办理该项招标投标公证的决定。它是公证机关正式开始办理招标投标的标志。在申请与受理阶段，公证人员的主要任务是对招标单位的申请进行初步审查、判断，对符合条件的申请予以受理，对不符合条件的申请不予受理。根据规定，招标投标公证申请应由招标方的法定代表人或其法定代表人委托的代理人向招标方所在地的公证处提出；受委托招标的，则需由受托招标方的法定代表人或其代表人委托的代理人向受托招标方所在地的公证处提出。招标投标的公证申请，一般应在招标公告（通知）或招标邀请函发出之前提出，在特殊情况，也应在投标开始前提出。这是因为，招标投标是从发出招标公告（通知）或招标邀请函开始，断而使投标、开标、评标、定标的一环扣一环的系列活动，每一个环节都是下一个环节得以开始的前提，一环有误，整个招标投标活动就可能落空。因此，公证机关办理招标投标公证，必须一开始就介入，对每一环节逐次审查、监督，否则就难以对整个招标投标活动的真实性、合法性予以证明。申请办理招标投标公证，申请人应首先填写公证申请表，并在申请表上签字或盖章。招标投标公证申请表主要包括下列内容：1、招标的单位的名称、地址、法定代表人或代理人的姓名、性别、职务、出生日期、工作单位、住址、身份证号码等；2、申请公证的事项；3、向公证处提交的材料的名称、份数；4、提出申请的时间；5、其他需要说明的问题。申请人应同时向公证处提交下列材料：1、法人资格证明和法定人身份证明，如系受委托招标的，还须提交委托人的授权委托书和具有承办招标活动资格的证明材料；2、申请人的个人身份证件，如申请人不是法定代表人，而是代理人，则还须提交法定代表人签署的授权委托书；3、有关主管部门对该招标项目的批准文件；4、拟就的招标公告（通知）或招标邀请函；5、招标组织机构及组成人员名单；6、招标文件（主要包括招标说明书、投标人须知、招标项目技术、投标书格式、投标保证文件、合同条件等）；7、如需对投标人进行预审，则须提交对投标人资格进行预审的文件；8、评标组织机构及组成人员名单。上述第1、2、3、项所列材料必须在提出申请时提交，其余各项所列材料，如在提出公证申请时已准备完毕，应一并提交；如尚未准备完毕，可以在提出申请或公证处决定受理之后陆续提交，但最迟应在投标开始前提交完毕。此外，公证人员认为需要的其他材料，申请人亦应提交。
公证人员对招标单位的申请进行初步审核后，认为符合受理条件的，应决定受理。招标公证申请受理的条件为：1、申请人是招标方或受托方招标方；2、该项招标投标公证属于本公证处管辖；3、前面所述申请人应提交的材料中第1、2、3、项所列材料基本齐全。决定受理后，公证处应将受理通知单发给申请人，申请人或其代表人应在受理通知单回执上签名。受理通知单上应写明申请人的姓名、申请公证事项、申请人提交的主要材料、受理日期及承办人。申请人在收到受理通知单后，需按规定标准向公证处交纳公证费。对不符合受理条件的申请，公证处不予受理。申请人在接到公证处不予受理的决定后，如对该决定不服，可以在接到不受理的决定之日起十日内向公证处的同级司法行政机关申请复议。受理复议的司法行政机关需在收到申请书的二个月中作出决定，如申请人对司法行政机关作出的维持原不受理决定的复议决定仍不服，可在接到复议决定后的十五日内向人民法院提起行政诉讼，请求人民法院撤销公证处不受理的决定。
公证处对招标单位的公证申请决定受理后，公证人员应就该公证申请的有关问题向申请人进行询问，并制作谈话笔录，谈话笔录需着重记录下列内容：1、谈话日期、地点、询问人、记录人、申请人的基本情况（包括姓名、性别、出生日期、住址、单位、证件名称及编号、联系电话等）；2、招标项目的基本情况；3、招标工作准备情况和标底编制、审核情况；4、对投标人的资格要求；5、公证人员认为需要询问的其他情况；谈话笔录制作完毕后应交申请人核对，并让申请人在笔录上签名或盖章。笔录中如有遗漏或有误之处，申请人可以进行补充或修改，但需在补充或修改处盖章划按手印。
（二）审查招标投标公证的审查是指公证机关在对招标投标公证的申请决定受理后，对该公证申请的有关事项、材料进行的审核、查证工作。它是招标投标公证的一个重要阶段，也是公证机关对该项招标投标活动进行现场监督的前提。在审查阶段，公证机关的主要任务是通过对申请人提交的全部材料的审核、查证，以及必要的调查，确认招标方或受托招标方是否具备招标的条件，招标项目和招标活动是否已获得批准，招标文件及有关材料是否真实、合法、完善，招标、评标组织机构的组成是否符合规定的条件，并决定该项招标投标是否应给予公证。审查的内容及方法如下：
1、审查招标方是否具有规定的招标资格。首先审查招标方是否具有法人资格，招标项目是否符合其法定的经营范围和经营方式。招标是一种民事法律行为，民事法律行为的当事人必须具有相应的民事权利能力和民事行为能力。因此，招标方具有法人资格，招标项目属于其法定的经营范围是举行招标的首要条件。其次是审查招标方是否符合国家有关规定要求的其他条件。招标是一种复杂的经营活动，要求具有较高的组织能力和技术水平，并非任何单位都能办理。因此，根据国家的有关规定，组织招标活动的单位不仅需具有法人资格，而且还需具有其他相应的条件。如交通部1990年制订的《水运工程施工招标投标管理办法》明确规定，招标单位除需具备法人资格外，还需具有“有与招标工程相适应的工程管理、预算管理、财物管理能力；有组织编制招标文件和标底的能力；有对投标者进行资格审查和组织评标定标的能力”。目前，我国尚无统一的招标投标法规，各部门对其主管的行业和项目的招标方应具备的条件往往有不同的要求。公证机关在该项审查中应特别加以注意。
2、如果该项招标活动是受委托的，则要审查受托招标方是否具有规定的招标条件。首先是审查受托招标方是否具有法人资格。其次是审查受托投标方是否具有受托举行招标活动的资格和规定的条件。由于招标投标活动的复杂性，非一般单位所能承担，因而国家有关部门都对各类招标项目的委托作了较为严格的限制。如根据原国家经委制定的《申请进口机电设备国内招标暂行办法》的规定，申请进口机电设备的招标必须委托经原国家经委批准成立的各机电设备招标公司组织。也就是说，申请进口机电设备的招标，受托招标单位只能是机电设备招标公司。又如，根据物资部制定的《建设工程设备招标投标管理暂行办法》的规定，建设工程设备的招标，受托招标单位应是经物资部审查认可的设备成套单位，并需具备“有组织建设工程设备供应工作的经验，有与设备招标业务相适应的专业技术人员及经济管理人员；具有编制招标文件和标底的能力；具有对投标单位进行资格审查和组织评标的能力”的条件。最后是审查受托招标方是否已获得招标项目单位的合法授权。另外，还应对授权委托书的内容进行审查。主要是审查委托书中双方权利义务的规定是否完善、明确、合理。特别是应注意防止受托招标方利用有利地位（如根据有关规定或主管部门批准，该项招标项目必须委托其办理）提出不合理要求，损害委托方利益。
3、审查申请人是否具备申办该项招标投标公证的资格。如果申请人是招标方或受托招标广播法定代表人，主要是审查其法定代表人资格证明和其个人身份证件。如果申请人是招标方或受托招标方法定代表人的代理人，主要是审查其是否具有法定代表人签署的授权委托书，审查其个人身份证件。
4、审查该招标项目是否已获得有关部门批准以及是否已具备其他规定的条件。根据我国现行管理体制，大多数的招标项目都需要经有关主管部门批准，并需同时具备其他规定的条件。如根据《建设工程招标投标暂行规定》的规定，实行工程施工项目招标，要有批准的工程项目计划、设计文件和所需的资金；对勘察设计项目实行招标，要有审批机关批准的设计任务书和所需资金。公证人员应根据不同的招标、项目按有关规定分别进行审查。
5、审查招标文件。招标文件是招标投标活动中最主要的文件，是投标方编制标书、参加投标和招标方评标定标的主要依据，也是整个招标投标活动的主要规则。招标文件一旦发出，就在整个招标投标活动中对招标、投标双方都具有法律约束力。因此，招标文件编制的好坏，直接关系到整个招标投标活动的成败，关系到招标、投标双方的合法权益能否实现。而且，在实践中，除少数专业招标公司外，许多招标单位往往对招标文件的编制重视不够，或因缺乏经验、业务水平不高，使招标文件达不到应有的要求。因此，公证人员应把对招标文件的审查作为整个审查工作的重点，对全部招标文件进行全面、认真、细致的审查。对招标文件的审查，首先是审查招标文件的内容是否完备。根据国家有关招标投标的规定和近年来招标投标的工作实践招标文件一般应包括：（1）招标说明书；（2）招标人须知；（3）招标项目技术要求及附件；（4）投标书格式；（5）投标保证文件；（6）合同条件及格式等六个部分。其次是审查招标文件中所提出的招标条件是否公平、合理，是否符合项目主管部门批准文件的要求。这里，要特别注意防止损害国家利益的行为和行业或地方保护主义的现象。如有的机电设备国内招标的设备需方故意拔高的技术要求或商务条件，以达到进口的目的；有的建筑工程招标的建设单位硬性提出一些不合理的条件，以使外地或外系统的投标方不能中标。三是审查招标文件中有关投标、开标、评标、定标的程序、原则、方法，招标投标对当事人的效力，无效标书和招标不成的认定及处理方法等问题的规定是否合法、完善，是否科学、合理、明确。四是审查招标文件的文字是否清楚、准确。在审查过程中，对不完备的，公证人员应要求招标方予以补充；对不当之处，应要求招标方予以修改。必要时，公证人员应协助招标方对招标文件进行修改、补充。
6、审查标底的编制和审批情况。标底是整个招标活动的一项最主要的经济指标，是评标定标的主要依据。能否科学、合理地确定标底不仅影响到招标投标活动的成败，也关系到招标项目能否取得良好的经济效益。鉴于绝大多数招标活动都采取“暗标”方式，即标底在开标之前对外保密，因此，公证人员对标底的审查主要是审查标底的编制是否符合规定的程序和原则，根据有关规定，标底需要报批的，还要审查标底是否经过有关主管审核、批准。对采取“明标”方式的，公证人员还应对标底编制的方法、数额的确定是否科学、合理进行审查。
7、审查评标委员会。评标委员会是招标活动中的一个重要的组织机构，其职责是对招标方所投标书，根据招标文件的要求和标底进行评议，确定哪一个投标方中标。评标委员会的人员组成及其工作对招标投标活动能否实现公平、公正、平等、择优中标的原则具有关键性作用。因此，评标委员会应具有权威性、公正性、超脱性。公证人员对评标委员会的审查，首先是审查评标委员会的人员组成是否合理。评标委员会一般应由招标单位人员、有关主管部门和业务部门、有关技术、经济、法律等几方面的专家组成。这样才能保证评标委员会具有充分的代表性和权威性。其次是审查评标委员会委员和评标委员的所在单位与投标方有无利害关系，与投标方有利害关系的人和单位的成员不得担任评标委员，以保证评标委员会的超脱和公正。有无利害关系主要是指与投标方有无直接的经济关系、行政关系。如投标方是个人的，还应审查评标委员与该投标人有无其他的利害关系，如亲属等。需要说明，如该项招标系邀请招标，即投标单位在投标前既已确定，则此项审查可在投标前进行；如该项招标系公开招标，即投标方在投标前尚未确定，此项审查可在投标过程中或投标结束后进行。
8、如果该项招标需对投标方进行资格预审，公证人员还应对招标方拟定的资格预审文件进行审查。主要是审查资格预审文件的内容是否完善。所提要求是否合理、可行。公证人员在对上述各项内容进行审查的过程中，应当认真审核、查证当事人提供的各项材料，对其中违反国家法律、政策及有关规定的内容，应要求当事人改正；对当事人提供的材料不完备的，应要求当事人予以补充；对不清楚、不准确或不合理的内容，应提请当事人予以修改；对当事人提供的材料有疑义的，应要求当事人重新提供，或主动向有关部门进行核查。对上述各项内容进行审查时应及时、迅速，注意时效。这里所说的时效，非指公证机关办证的期限，而是指该项招标投标活动的时间安排。每一项招标投标活动都有其自身的时间安排，一旦确定，一般不得任意更改。因此，公证人员在招标单位的申请决定后，一是应要求当事人尽快提供有关的材料，二是应及时对当事人所提交的材料进行审查。要保证按招标投标活动的时间安排完成相应的审查。要保证按招标投标活动的时间安排完成相应的审查工作，以免延误时间造成招标投活动被迫推迟，或因时间急迫来不及进行认真审查而草率从事，影响公证质量。
经上述审查，对具有下列情况之一的，公证处应对该项招标活动拒绝公证：招标方不具备招标资格；受托招标方不具备招标资格或未获招标方合法授权；招标项目或招标活动未获有关主管部门批准；招标文件及有关材料不真实或不合法。公证处决定拒绝公证，应将拒绝的决定和理由书面通知该项公证的申请人，并告诉申请人对拒绝公证不服的复议程序。申请人对公证处拒绝公证的决定不服申请复议的程序，与对公证处拒绝受理不服申请复议的程序相同。
（三）现场监督
经对申请人所提交的材料的审查，对符合规定办证条件的，公证处应委派两名以上公证人员（其中至少有一名为公证员）参加整个招标投标活动，进行现场监督。现场监督是指公证人员亲临现场，对招标投标活动的招标、投标、开标、评标、定标每个环节的活动按照国家有关规定和招标文件要求的时间、地点、程序、原则和方法进行；对其中违反规定的行为予以纠正；查验有关人员的身份，审查投标方的投标资格；对招标投标过程中的主要环节和重要事项给予现场证明。根据招标投标活动各个阶段的特点和内容，公证员的现场监督活动也要有所侧重。
1、招标阶段。公证人员应重点监督招标单位的各项活动是否符合国家有关规定和招标投标活动的一般原则，并按照资格预审文件的要求对投方进行资格预审，审查投标方所提交的有关证明材料是否齐备、真实，是否符合招标文件规定的手续。
2、投标阶段。公证人员应检查投标箱，并需同招标单位一起对该投标箱加封。在投标方投递标书时，公证人员应查验招标单位委派的接标人的身份和投递标书人的身份，对投递标书人所送标书的密封情况进行检查，并做出记录。如果标书是通过邮寄方式投送的，则应记录收到标书的时间。监督投标人将符合规定条件的标书投入投标箱，在投标箱投标口密封并加贴条。
3、开标阶段。公证人员应监督招标单位按照规定的时间、地点举行开标会议。在开标会议中，公证人员应当查验投标方代表的资格证件和身份证明，再次检查投标箱的密封情况，监督投标箱的启封，检查标书份数和密封情况，并宣布检查结果。监督标书启封，验明投标书是否有效，并宣布查验结果。监督唱标人唱标，发现不一致的，应予以纠正。在开标结束时，对符合规定的程序、方法、原则的开标活动，公证人员应当场宣读开标公证词。如在开标结束后不立即开始进行评标定标，公证人员应监督招标单位将投标书重新密封，投入标箱，并将标箱密封。根据我国有关招标投标的规定和招标投标活动的一般原则，投标方所投标书，如具有下列情况之一的，应属无效：（1）投标方不具备投标资格；（2）投标书没有报价；（3）投标书未密封；（4）投标书未加盖单位公章及法定代表人未签字；（5）投标书未按规定的格式、内容和要求填写；（6）投标书书写潦草，字迹模糊不清难以辨认；（7）在一个招标项目中，投标方投报两个或多个标书，或有两个或多个报价，又未书面声明哪一个有效；（8）其他不符合招标文件要求的情况。主要是未按招标文件的要求提交投标保函或担保文件。
4、评标定标阶段。公证人员应查验评标组织成员的资格，核实其身份。对与投标方有利害关系的评标组成员，应让其回避。监督标底的开启，公布标底。监督评标委员会按照招标文件规定的原则、标准、程序和方法进行评标、定标。检查定标结果是否与评标定标记录一致，并监督评标委员会成员在评标定标记录和定标决议上签字。在评标定标活动结束时，对符合规定的程序、原则、方法的评标定标活动和定标结果，当场宣读评标定标公证词。
现场监督是整个招标投标公证活动中一项最主要、最复杂的工作内容，其成败、优劣直接关系到公证工作在招标投标活动中作用的发挥，关系到招标投标活动能否按照公平竞争、择优中标的原则进行，也将影响到招标投标活动的成败。因此，公证人员的现场监督过程中，必须以高度负责的精神，严格执行国家有关的法律、政策和招标文件的规定，坚持公正的立场，认真做好每一项工作。同时，还应注意下列问题：
1、公证人员参加招标投标活动是以国家公证人员的身份对招标投标活动进行监督，是监督者，而不是以招标投标活动的主持人，也不是招标投标活动的当事人。因此，公证人员必须切实把握住这个监督者的身份，既不能越俎代庖，也不能撒手不管，当旁观者，如公证人员必须出席评标定标会议，对评标定标活动进行监督，但公证人员不能担任评标委员会委员。
2、公证人员必须始终参加招标投标活动的全过程，不能以各种理由不出席，而让当事人代劳。实践中，有的公证人员不亲自到投标现场进行监督，只是让招标方作出接标记录，然后对记录进行审查，理由是有的投标活动延续时间太长，公证人员难以全部参加。这种作法是不妥的。招标投标活动是由招标、投标、开标、评标、定标各个环节组成的整体，公证机关对招标投标进行公证，必须对每一个环节的活动进行审查、监督，对前一个活动的审查、监督是进行后一环节的审查、监督的前提和基础。只有经过审查、监督，确认了前一个环节的活动真实、合法，才能进行下一个环节的工作，否则，就无法保证整个招标投标活动的真实、合法，也就失去了公证的意义。如果原定的投标活动延续时间太长，公证处在受理该项招标投标公证申请后，可以向招标单位建议适当缩短投标期限，以利招标投标公证的进行。
3、公证人员对整个现场监督活动都应认真制作记录，并存档，特别是对现场监督过程中发现的问题、提出的建议、当事人的解答、采取的措施、对投标箱、标书、投标方的资格审查的结果、发表的现场公证词等更要做出完整、准确的记录。这不仅是公证文书立卷归档的需要，也是日后发生疑问、纠纷时，分析问题、解决问题的重要凭证，切不可草率从事。
4、公证人员应认真行使监督职权，如发现招标投标活动中出现违反国家有关法律、政策或招标文件的行为时，应立即予以指出，令其纠正。对出现下列情况时，应终止现场监督的公证活动（1）招标单位擅自变更原定的招标文件内容，违背招标投标程序、原则或其他有关规定，经指出拒不改正的；（2）招标投标过程中出现舞弊行为，如招标单位搞假招标，或私下向某一投标方泄漏标底，意欲使其中标的。对投标方舞弊，如私下串通、哄抬标价，或对招标单位行贿等，应取消舞弊的投标单位的投标或中标资格，但不终止公证活动。（3）招标投标活动中出现国家有关规定或招标文件规定的招标投标活动无效的情况时，公证人员也应终止公证活动。如为了保证招标投标活动的竞争性，有的部门规定投标方不能少于三家，少于三家时，该次招标无效，重新组织招标。公证人员决定终止公证活动，应将终止公证的决定和理由当场宣布。终止公证，将导致该项活动的无效，直接涉及招标、投标双方的权益。因此，公证人员对终止公证应格外慎重，严格掌握标准。否则，就可能造成难以弥补的损失和严重后果。
（四）出具公证书
出具公证书是整个招标投标公证的最后一项内容。虽然公证人员在现场监督活动中已发表了公证词，对整个招标投标活动的真实性、合法性和中标情况给予了证明，但根据我国公证机关工作方式的要求，招标投标公证也必须出具公证书，并以公证机关最后出具的公证书为准。招标投标公证书与公证人员在现场监督阶段发表的公证词在内容上有所不同，现场公证词只是证明某个阶段活动的真实性、合法性，而招标投标公证书则要对整个招标投标活动和定标结果的真实性、合法性作出公证。
根据司法部制定的《公证程序规则（试行）》的规定，招标投标公证书应在公证人员发表评标定标公证词后的七日内出具，发给招标单位。公证书的主要内容是：兹证明××××（招标单位全称）于××××年×月×日在××（地点）对××××（招标项目名称）举行了公开招标，××××、××××、××××（投标单位全称）参加了投标，××××（中标单位全称）中标（或全部投标单位均未中标）。经审查和现场监督，招标项目与招标活动已获××（主管）部门批准，招标方与投标方××××、××××、××××（投标单位全称）均具有合法的招标、投标资格〔或增加：××××（投标单位全称）因××××（原因），不具有投标资格〕，招标文件合法，投标方××××、××××、××××、（投标单位全称）所投标书均符合招标文件的规定，为有效标书〔或增加：××××（投标单位全称）所投标书，因××××（原因）无效〕，整个过程的招标、投标、开标、评标、定标活动均符合《××××》（相应的法律、法规、规章）和招标文件的规定，招标结果合法、有效。
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